Facturar bien no es opcional ni un detalle administrativo: es lo que te permite cobrar de forma legal, deducir gastos y no llevarte un susto en la declaración trimestral. Esto es lo mínimo que necesitas entender.
Qué debe llevar sí o sí una factura
Número de factura correlativo (sin saltos ni duplicados dentro del mismo año), fecha de emisión, tus datos fiscales completos (nombre, NIF, dirección) y los del cliente, descripción clara del servicio (por ejemplo 'sesiones de entrenamiento personal, mes de agosto'), base imponible, tipo y cuota de IVA, y el total.
Si facturas a un particular, basta con estos datos. Si facturas a una empresa o a otro autónomo, revisa además si aplica retención de IRPF (ver más abajo).
El IVA de las clases de entrenamiento personal
Los servicios de entrenamiento personal y preparación física tributan, con carácter general, al tipo general de IVA (21%). No es un servicio educativo exento como sí lo son ciertas clases regladas impartidas por centros autorizados, así que la mayoría de entrenadores personales que facturan a particulares deben repercutir IVA en sus facturas.
Hay matices según cómo esté organizada la actividad (por ejemplo, si trabajas dentro de un centro deportivo con un régimen distinto), así que conviene confirmar el epígrafe y el tratamiento de IVA con una gestoría al darte de alta.
Cuándo hay que aplicar retención de IRPF
Si facturas a otro profesional o empresa (por ejemplo, un gimnasio que te subcontrata), normalmente esa factura sí lleva retención de IRPF (habitualmente el 15%, o el 7% durante los primeros años de actividad si cumples los requisitos). Esa retención la ingresa el pagador directamente a Hacienda a cuenta de tu IRPF.
Si facturas a un particular (tu alumno de toda la vida, por ejemplo), no se aplica retención: la factura lleva IVA pero no retención.
Qué gastos puedes deducir con factura
Material deportivo usado para el trabajo, formación y certificaciones, seguro de responsabilidad civil profesional, parte proporcional del alquiler de un espacio si entrenas en local propio, herramientas de gestión y suscripciones profesionales, entre otros —siempre que estén afectos a la actividad y tengas la factura correspondiente.
Sin factura correcta no hay deducción posible, así que el mismo cuidado que pones en cobrar hay que ponerlo en pedir factura de lo que gastas.
Errores que más se repiten
Numeración de facturas desordenada o repetida, olvidar el NIF del cliente en facturas a empresas, no guardar copia de las facturas emitidas y recibidas (obligatorio conservarlas varios años), y confundir el tratamiento de IVA entre particulares y empresas.
Un programa de facturación sencillo (o una gestoría) evita la mayoría de estos errores desde el primer trimestre.